Osjećate li se kada kao da imate milijun otvorenih kartica? Prebacujete li se s jednog zadatka na drugi? Radite bez prestanka, ali niste produktivni koliko biste htjeli?

Ako ste jedan od onih koji često radi paralelno više zadataka, ili ste dio tima s puno članova a svatko ima dio dužnosti, Kanban metoda idealna je za vas.

Što je Kanban metoda?

Kanban metoda je jednostavna agilna metodologija upravljanja tijeka rada koja se temelji na vizualizaciji procesa. Ova metoda pomaže optimizirati procese, maksimizirati učinkovitost i minimizirati otpad.

Tajna Kanban metode leži u njenoj vizualnosti i kontinuiranom praćenju tijeka rada i napretka zadatka. Činjenica da jednostavnim pogledom na ploču možete točno znati u kojoj fazi je projekt na kojim radite i što je još ostalo za napraviti daje osjećaj sigurnosti i kontrole, rasterećuje bespotrebnog stresa i usmjerava fokus na ono bitno. A time naravno, raste i vaša produktivnost.

Kanban ploča kao glavni alat Kanban metode

Proces je vizualiziran pomoću Kanban ploče, koja se u svom najjednostavnijem obliku sastoji od 3 stupca: “To Do”, “U tijeku” i “Gotovo”. Napredni nizovi koje koriste mnogi timovi mogu se sastojati od nekoliko desetaka stupaca i redaka. Zadaci se postavljaju na whiteboard ploču kao kartice, za što će vam idealno poslužiti Post-it® Super Sticky papirići. Zbog njihovog snažnog lijepila, možete biti sigurni da će zadaci ostati na ploči koliko god je potrebno, ali i lako ih odljepljivati po razvoju postupka. Isto tako, zbog svojih raznolikih boja, svaki član tima moći će odabrati svoju boju Post-it papirića kako bi uvijek bilo vidljivo tko radi na kojem zadatku i u kojoj je fazi.

Kako posao napreduje, zadaci teku s lijeve strane ploče (od stupca “To Do”), kroz različite faze procesa do kraja (do stupca “Gotovo”).

Danas se tradicionalne ploče mogu zamijeniti i virtualnim pločama koje omogućuju pristup svim informacijama s bilo kojeg uređaja u bilo kojem trenutku. Osim toga, moderne online Kanban ploče automatski generiraju izvješća i analize, omogućujući brzo prepoznavanje problema i daljnje poboljšanje procesa. Ovisno o kompleksnosti Kanbana, možete pronaći različite aplikacije, a za kombinaciju offline i online, preporučam Post-it® aplikaciju.

Kratka povijest Kanbana

Kanban dolazi od japanskih riječi “Kan” što znači “vidljiv” i “ban” – “znak”., a ime je dobio po karticama koje prate proizvodnju unutar tvornice.

U početku je Kanban značio znak trgovine, reklamni pano ili informacijsku ploču koja označava “raspoloživi kapacitet (za rad)”.

1950-ih, Taiichi Ohno, industrijski inženjer, razvio je Kanban za poboljšanje učinkovitosti proizvodnje za Toyotinu automobilsku industriju u Japanu. Stvoren je kao jednostavan sustav planiranja, čiji je cilj bio optimalno kontrolirati i upravljati radom i zalihama u svakoj fazi proizvodnje.

Taichi je tada preokrenuo proizvodnju. Naime, Kanban koncept odnosio se pravovremenu proizvodnju („just in time“), gdje se koristi kao sustav rasporeda koji vam govori što proizvoditi, kada ga proizvoditi i koliko proizvesti. Pristup predstavlja sustav povlačenja. To znači da se proizvodnja temelji na potražnji kupaca, a ne na standardnoj praksi guranja proizvodnje robe i njezino guranje na tržište. Baš kao što se police u dućanu pune tek kada su prazne, tako je i Toyota svoju proizvodnju usmjerila tamo gdje je potrebno.

S Kanbanom, Toyota je postigla fleksibilan i učinkovit, pravovremeni sustav kontrole proizvodnje koji je povećao produktivnost, istovremeno smanjujući troškovno zahtjevnu zalihu sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda.

Koncept protoka

Srž Kanbana je koncept protoka. Rad uvijek započinje s lijeve strane ploče i kreće se na desno. Pomičući kartice slijeva udesno kroz definirane korake u procesu i prenoseći detalje o radu unutar kartica, možete vizualizirati gotovo bilo koji proces na bilo kojoj razini vaše organizacije. Kartice bi trebale prolazit kroz sustav što ravnomjernije, bez dugog čekanja ili blokada, a sve što koči protok daje alarm da se istraži i poprave nedostatci.

Kanban kartice

Jedna kartica jedan zadatak. Napravite kartice za sve što radite i smjestite ih u pravilni stupac. Kartica može imati kratki opis, dodatne naputke ili rok. Kartice mogu imati povijest tako što će tim na kartici dodavati update pomičući karticu s jedne faze na drugu.

Kartice bi trebale biti dovoljno male kako bi se stvarao napredak u razumnom vremenu. Ako su kartice prevelike trebati će tjedni da se kartica pomakne u sljedeću fazu. Nije dobro niti ako su kartice premale, jer će se doslovce svaka sitnica morati pomicati. U tom slučaju vladao bi kaos.

Poduzimanje malih koraka tijekom rada pomaže boljem određivanju prioriteta. Baš kako je ponekad teško od šume vidjeti stablo, tako nam se često većina zadataka čini hitnim i ne znamo gdje bi i kako krenuli. Razbijanjem zadataka na dijelove – jasnije se vidi što prvo treba učiniti.

Ograničite rad koji je u tijeku

Ovo je ključno pravilo. Svi imamo previše posla i vjerujemo da možemo uspješno obavljati više zadataka. Međutim, najnovije istraživanje pokazuje da ljudski mozak nije vješt u multitaskingu. Što više stvari istovremeno radimo, to je naša kvaliteta rada lošija.

Kanban nas potiče da u bilo kojem trenutku ograničimo količinu posla koji radimo kao i da završimo ono što se već započelo prije nego li se započne bilo što novo.

Odredite maksimalan broj zadataka koje ćete istodobno poduzeti. Taj se broj naziva WIP („work in progress“) ograničenjem. Drugim riječima, ako je ograničenje WIP-a tri i ako su vam dodijeljena tri zadatka, morate izvršiti jedan od zadataka prije nego što prihvatite novi zadatak.

Ograničenje posla pomaže vam da se usredotočite na stvari koje su vam uistinu važne i da ih pravovremeno obavite uz pravu razinu fokusa i kvalitete. Isto tako, WIP ograničenja prisiljavaju da dovršite dodijeljene teške zadatke bez odgađanja u korist novijih, lakših.

Osobni Kanban

Kanban metoda postupak je za postupno poboljšanje onoga što radite – bilo da se radi o razvoju softvera, IT / operativnim sustavima, zapošljavanju, marketingu i prodaji, nabavi itd. Zapravo, gotovo svaka poslovna funkcija može imati koristi od primjene načela Kanbana metode. I ne samo poslovna!

Napravite osobnu Kanban ploču za planiranje odmora, organiziranje putovanja, kućanskih poslova i odrađivanje domaćih zadaća. Kanban ploča jarkih boja može potaknuti djecu da završe kućanske poslove i ponuditi im osjećaj postignuća.

Raditi na više poslova istovremeno može stvoriti košmar u glavi, nepotreban stres, osjećaj kaosa i gubljenja kontrola, a želja da napravimo sve i udovoljimo svima, može rezultirati s više štete nego koristi. Kanban je idealna metoda za organizirati sve svoje zadatke, pratiti razvoj i uočiti greške.

Neovisno radilo se o privatnom ili poslovnom, pomoći će da postignete više, odradite sve svoje obaveze i na kraju, dati opipljivi osjećaj zadovoljstva.